구글 드라이브 공유, 권한 잘못 주면 남이 지운다
파일을 공유할 때 링크만 복사해 보내는 경우가 많습니다. 그런데 권한 설정을 확인하지 않으면 받은 사람이 내용을 고치거나 지울 수 있고, 반대로 너무 좁게 잡으면 상대가 열지도 못합니다. 설정은 두 군데뿐입니다.
목차
무엇을 정하는 건가요?
누가 볼 수 있는지와 무엇을 할 수 있는지, 두 가지를 따로 정합니다. 이 둘을 하나로 여기면 설정이 꼬입니다.
| 축 | 선택지 |
|---|---|
| 대상 | 특정 사용자 · 링크 있는 모든 사용자 |
| 권한 | 뷰어 · 댓글 작성자 · 편집자 |
| 기본값 | 제한됨 |
| 추가 옵션 | 다운로드·복사 제한 |
첫 줄이 범위입니다. 선택지는 2개뿐인데, 특정 사용자만 지정하면 그 계정으로 로그인해야 열리고, 링크 공개로 바꾸면 주소를 아는 누구나 들어옵니다.
둘째 줄이 이 글의 요지입니다. 편집자로 주면 상대가 내용을 고치는 것은 물론 파일을 지울 수도 있습니다.
셋의 차이가 뭔가요?
이름만 보면 비슷해 보이지만 할 수 있는 일이 3단계로 뚜렷하게 나뉩니다. 보기만 되는 단계, 의견까지 남기는 단계, 고치고 지울 수 있는 단계입니다.
- 뷰어 — 보기만 가능
- 댓글 작성자 — 보고 의견만 남김
- 편집자 — 수정·삭제·권한 변경까지
- 기본 권장 — 뷰어에서 시작
세 번째가 위험한 이유는 삭제만이 아닙니다. 편집자는 다른 사람을 초대하는 권한까지 갖는 경우가 있어서, 내가 모르는 사람에게 퍼질 수 있습니다.
두 번째가 실무에서 유용합니다. 문서를 검토받을 때 원본은 지키면서 의견만 받고 싶으실 때 이 단계가 딱 맞습니다.
링크 공유는 위험한가요?
편한 만큼 통제가 약해집니다. 계정을 지정하면 그 사람만 열 수 있지만 링크 공유는 주소를 아는 누구나 들어오므로, 자료의 민감도에 따라 골라 쓰셔야 합니다.
- 특정 사용자 — 계정 지정, 가장 안전
- 링크 있는 모든 사용자 — 주소만 있으면 열림
- 전달 위험 — 링크는 복사되어 퍼집니다
- 로그 — 누가 봤는지 알기 어렵습니다
두 번째를 쓰실 때는 권한을 뷰어로 좁히십시오. 대상이 열려 있는데 편집 권한까지 주면 아무나 고칠 수 있는 상태가 됩니다.
세 번째가 링크 공유의 본질적인 약점입니다. 받은 사람이 다른 곳에 붙여 넣으면 막을 방법이 없으므로, 민감한 자료는 계정을 지정하십시오.
다운로드를 막을 수 있나요?
옵션이 있습니다. 다운로드·인쇄·복사를 막는 설정이 따로 있는데, 걸리는 대상이 정해져 있어서 완전한 차단으로 믿으시면 안 됩니다.
- 다운로드·인쇄·복사 사용 중지 — 뷰어·댓글 작성자에게 적용
- 편집자에게는 무의미 — 편집 권한이 있으면 우회됩니다
- 화면 촬영 — 막을 수 없습니다
- 워터마크 — 별도 기능이 필요합니다
두 번째를 알고 계셔야 합니다. 이 옵션은 뷰어와 댓글 작성자에게만 걸리므로, 편집자로 준 상태에서는 의미가 없습니다.
세 번째가 명확한 한계입니다. 화면을 1장 찍는 것만으로 우회되므로, 화면을 찍는 것까지 막지는 못하므로, 정말 유출되면 안 되는 자료는 공유 자체를 피하시는 편이 낫습니다.
나중에 회수할 수 있나요?
가능합니다. 공유는 한 번 주면 끝나는 것이 아니라 언제든 되돌릴 수 있어서, 권한을 내리거나 접근을 아예 없애는 4가지 방법이 있습니다.
- 권한 변경 — 편집자를 뷰어로 내리기
- 접근 제거 — 특정 사용자 삭제
- 링크 해제 — 제한됨으로 되돌리기
- 소유권 이전 — 다른 사람에게 넘기기
첫 번째와 두 번째를 3개월에 한 번씩만 하셔도 좋습니다. 프로젝트가 끝났는데 공유가 그대로 살아 있는 폴더가 쌓이기 쉽습니다.
네 번째는 되돌리기 어렵습니다. 소유권을 넘기면 원래 소유자가 뷰어가 되므로, 넘기기 전에 한 번 더 확인하십시오.
무엇을 점검하면 되나요?
한 달에 1번만 훑어보셔도 사고를 막을 수 있습니다. 확인할 항목은 4가지뿐이고, 대부분 잊고 열어 둔 링크에서 문제가 나옵니다.
- 공유 중인 항목 — 드라이브에서 목록 확인
- 편집자 목록 — 지금도 필요한 사람인지
- 링크 공개 파일 — 제한됨으로 되돌릴 것
- 퇴사·종료된 협업 — 접근 제거
세 번째가 가장 흔한 구멍입니다. 잠깐 쓰려고 링크를 열어 두고 다시 닫는 것을 잊는 경우가 많아서, 오래된 파일이 계속 공개 상태로 남습니다.
두 번째는 조직에서 특히 중요합니다. 1년 전 협업자가 그대로 남아 있는 경우가 있는데, 담당자가 바뀌었는데 예전 사람이 편집자로 남아 있으면 그대로 위험이 됩니다.
클라우드 선택은 클라우드 스토리지 비교하는 기준 5가지 총정리에, 계정 보안은 비밀번호 관리자와 2단계 인증 설정하는 순서 정리에 있습니다.
파일 관리는 파일 압축과 확장자 이해하고 다루는 법 총정리와 윈도우 백업과 복원 지점 만들어두는 순서 정리를 보시기 바랍니다.
원격 협업은 윈도우 원격 데스크톱 연결하고 보안 챙기는 법에 정리했습니다.
설정 안내는 구글 드라이브 고객센터에서 확인하실 수 있습니다.
자주 묻는 질문
무엇을 기본으로 두면 되나요?
뷰어에서 시작하십시오. 필요할 때만 편집자로 올리는 편이 안전합니다.
편집자는 파일을 지울 수 있나요?
수정과 삭제가 가능하고, 다른 사람을 초대할 수도 있습니다.
링크 공유가 위험한가요?
주소만 있으면 열리고 링크는 복사되어 퍼지므로, 민감한 자료는 계정을 지정하십시오.
다운로드를 막을 수 있나요?
뷰어와 댓글 작성자에게는 막을 수 있지만 편집자에게는 적용되지 않습니다.
나중에 회수할 수 있나요?
가능합니다. 권한을 내리거나 접근을 제거하고 링크를 제한됨으로 되돌리면 됩니다.
정리
- 대상과 권한은 서로 다른 두 축입니다
- 뷰어에서 시작하고 필요할 때만 올리십시오
- 편집자는 수정·삭제·초대까지 할 수 있습니다
- 링크 공유는 편하지만 퍼지는 것을 막을 수 없습니다
- 다운로드 차단은 편집자에게는 적용되지 않습니다
- 한 달에 한 번 공유 중인 항목을 훑어보십시오
다음으로 하실 일은 드라이브에서 공유 중인 항목 목록을 열어 링크 공개 상태인 파일이 있는지 확인하시는 것입니다. 대개 잊고 열어 둔 것이 나옵니다.
글쓴이 션잇 · IT 전문가. 업무 자동화와 AI 도구를 다룬다
댓글